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¿Cómo implementar el home office en una empresa?

Si bien es cierto que, dada la crisis sanitaria a nivel mundial, los conceptos de home office y teletrabajo han ganado un lugar fundamental en la opinión pública en la actualidad, no es algo que exista desde hace poco tiempo. Ya hace años algunas empresas han ido desarrollando esta modalidad de trabajo remoto, encontrando grandes beneficios en ella.

Lo que se conoce como teletrabajo o home office es una modalidad que se usa cada vez más en empresas a lo largo del mundo. Se ha demostrado que es una manera de impactar positivamente en la productividad, logrando también ahorros de insumos y otros ahorros que impactan en el bienestar de los trabajadores. Esto, claro está, cuando se implementa de la manera adecuada. Por eso, a continuación, veremos cuáles son las maneras de implementar el home office en una empresa.

¿Es el home office adecuado para mi empresa?

Esta es una de las primeras preguntas que hay que hacerse antes de comenzar. No obstante, tomando las adaptaciones adecuadas, es posible lograr la respuesta positiva. En este sentido, antes de enviar a los trabajadores a desempeñarse en sus tareas desde sus hogares, hay determinados planteamientos que deben realizarse en el interior de la empresa.

El compromiso de la institución

El primer elemento a evaluar para poder encarar un proyecto de teletrabajo tiene que ver con la voluntad y con los objetivos de la alta dirección de una empresa. Es imprescindible, en este sentido, tener en claro los beneficios, los alcances, los recursos y los tiempos de implementación, entre otros factores, para la conformación de un equipo de dirección que pueda llevar adelante el proceso de manera exitosa.

Autoevaluación

La empresa debe necesariamente llevar a cabo un diagnóstico de su situación actual y de los recursos disponibles, para poder generar una opinión conjunta y realista acerca de la posibilidad o no de encarar este modelo de trabajo. Dentro de los requisitos mínimos que se deben tener en cuenta, encontramos algunos en materia tecnológica, organizacional y también jurídica.

En lo que respecta al ámbito tecnológico, es importante validar si la empresa cuenta con las herramientas que se necesitan para implementar el home office. En caso de que así no fuere, se debe evaluar la posibilidad de acceder a dichas herramientas.

Sobre el campo organizacional, se deben analizar los aspectos fundamentales para el proyecto. Entre estos encontramos los costos de desarrollar la modalidad home office, los cargos que pueden efectivamente llevarse adelante con esta modalidad, el presupuesto de ello y los riesgos del proyecto.

Finalmente, en el campo jurídico hacemos referencia a la identificación de la normativa vigente a nivel nacional y cómo esta se aplica a la entidad. Se deben tener en cuenta las consideraciones generales de la legislación, tanto en el ámbito privado como en el ámbito público.

Planificación

Una vez evaluado el estado de la empresa de cara a la implementación del trabajo home office, la planificación es un punto clave para lograr éxito en el proyecto. En este sentido, se designa un equipo líder por parte de la dirección de la empresa que es el que va a encargarse de la estructuración de la metodología y le proceso en general. El equipo es el que va a establecer objetivos a corto, mediano y largo plazo, etapas, planes de acción, riesgos, indicadores y recursos.

Prueba

Planificado el modelo, antes de su íntegra implementación, es importante hacer una prueba piloto. Si bien es cierto que el plazo de tiempo de esta varía según la organización, en general oscila entre los tres y seis meses. Lo que permite la prueba piloto es medir los alcances y llevar a cabo todas las modificaciones que se consideren necesarias para mejorar la situación. En la prueba piloto se deben tener en cuenta cosas como la definición de la población objetivo, los equipos de trabajo, la modalidad a aplicar, la capacitación, entre otras cosas.

Pasos para iniciarse en el home office

Cuando ya se ha evaluado la situación y capacidad de la empresa de cara al teletrabajo y ya se ha comenzado con la prueba piloto, se puede dar inicio a la modalidad remota de trabajo. En este sentido, se recomienda seguir los siguientes pasos.

Elección del personal

No todos los puestos de la empresa ni todos sus trabajadores pueden desarrollarse adecuadamente en la modalidad home office. Se debe determinar qué puestos pueden teletrabajar y cuáles no y elegir al personal idóneo para ello.

Definir reglas

Las políticas de la empresa deben volver a escribirse y adecuarse contemplando la nueva modalidad. Estas deben ser ofrecidas a los trabajadores para generar un nuevo pacto desde el cual ejercer la labor cotidiana.

Capacitación

Si lo que se va a hacer es enviar a trabajadores que ya forman parte de la empresa a la modalidad home office, es importante ofrecerles la capacitación necesaria. Tanto los trabajadores como los jefes y los directores de la institución deben estar al tanto de las nuevas herramientas digitales y de cómo emplearlas.

Equipar

La empresa debe encargarse de que sus empleados cuenten con los equipos necesarios para poder desarrollar la tarea. El equipo que se requiera va a depender de las tareas específicas a realizar, pero siempre se requerirá de un sistema de Internet ágil y modos de conexión.

Metas

Desde el comienzo de la instalación del home office se deben definir metas y objetivos. Estas deben ser cuantificables y deben ser transmitidas de manera clara y confiable. Mientras más fácilmente medibles sean las metas, mayores serán las posibilidades de corregir cualquier error que pueda aparecer a tiempo.

Comunicación

Cuando se desarrolla trabajo a distancia o home office, la comunicación entre los trabajadores y los directores de las empresas es fundamental. Tanto los jefes como los directores y trabajadores deben mantener canales de comunicación fluida que permitan la pronta resolución de dudas y problemas y garanticen, de esa manera, la correcta aplicación de la nueva modalidad de trabajo.

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